Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur l’audit de surveillance Qualiopi : Pourquoi, Pour qui, Quoi, Quand, Comment et Par qui !

Parce que l’activité de formation professionnelle pour les prestataires n’est pas toujours linéaire, faire vivre sa démarche qualité est un vrai défi mais incontournable pour conserver sa certification Qualiopi et maintenir les financements publics et mutualisés des clients !

Que ce soient :

  • par des évolutions majeures de l’activité telles l’accroissement et/ou l’élargissement des catégories de formations (VAE, BC, apprentissage, formation),
  • ou des contraintes impactantes (départs-arrivées de nouveaux collaborateurs, recours à la sous-traitance, gestion de la crise sanitaire, transformations de l’organisme, exigences et contrôles des financeurs…), 
  • ou encore la complexité fonctionnelle de l’organisme (gestion multisites et/ou à distance, …),

gérer une activité de formation conformément aux attendus du référentiel national qualité de manière durable et efficiente est complexe et demande une rigueur quotidienne.

Et c’est justement l’objet de l’audit de surveillance Qualiopi d’évaluer :

la capacité à piloter une démarche qualité efficiente, à traiter les difficultés et à ajuster les processus aux aléas rencontrés et aux évolutions internes et externes, afin d’optimiser le fonctionnement de son organisme et rester sur le marché de la formation professionnelle.

La certification Qualiopi concerne tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (formation, bilan de compétences, VAE, apprentissage) qui souhaitent bénéficier des fonds publics et mutualisés (OPCO, Pôle emploi, Agefiph, FIFPL, CPF…).

Cette certification est valable pendant 3 ans (exception faite pour les organismes certifiés avant le 1 er janvier 2021 et bénéficiant d’une validité de 4 ans). Elle est conditionnée au passage d’un cycle d’audits (initial, de surveillance, de renouvellement) qui permettent de vérifier l’existence de processus de qualité conformes au référentiel national qualité et l’effectivité d’une démarche d’amélioration continue mise en œuvre au fil du temps et des évolutions de l’organisme.

Au premier janvier 2022, cette certification est obligatoire pour qu’un financeur public ou mutualisé contribue à la prise en charge des frais de formation des bénéficiaires relevant de son périmètre d’intervention. D’ailleurs, il disposera de la liste nationale des organismes certifiés, actualisée quotidiennement par les organismes certificateurs.

Audit de surveillance Qualiopi : Pour qui ?

Tous organismes certifiés Qualiopi et pour toutes les typologies d’actions concourant au développement des compétences (Formation, VAE, Bilan de compétences, apprentissage)

Quels indicateurs : tous ceux applicables aux actions de formation proposées

Pour les organismes ayant bénéficié d’un audit aménagé initialement (titulaires de label ou certification de la liste CNEFOP), l’audit de surveillance couvre quant à lui tous les indicateurs relevant du périmètre des actions proposées

Pour les nouveaux entrants, certains indicateurs ont été évalués à partir de la présentation des moyens prévus mais pas éprouvés concrètement. L’auditeur portera une attention particulière sur la mise en œuvre effective de ces moyens dans la période entre les 2 audits.

À quoi sert l’audit de surveillance Qualiopi ?

Vérifier que le référentiel national qualité en vigueur est toujours respecté et que les processus présentés lors de l’audit initial sont toujours mis en application et réitérés pour chaque nouvelle action.

Vérifier que les Non Conformités initialement relevées ont fait l’objet d’actions correctives et de mesures préventives

Vigilance sur les points sensibles récurrents : indicateurs liés au handicap, à la veille, à l’analyse des besoins, au positionnement, au recueil des appréciations de tous les acteurs d’une formation (stagiaires, financeurs, entreprises, équipe pédagogique), à la communication de l’organisme avec la marque Qualiopi …

Il mesure l’efficience de la démarche d’amélioration continue : 

  • Management de la qualité : qui, quoi, comment, à quelle fréquence, tableau de suivi, quels résultats…
  • Communication interne pour faciliter l’appropriation du projet collaboratif et la mobilisation de l’ensemble de l’équipe pour mettre en œuvre les processus et les améliorations potentielles au fil de l’eau.

Quand réaliser l’audit de surveillance Qualiopi ?

Entre le 14ie et le 22ie mois après la date d’obtention de la certification

(jusqu’au 28ie mois pour les organismes certifiés avant le 1er janvier 2021)

Comment se déroule l’audit de surveillance Qualiopi ?

À distance si réalisé initialement en présentiel et vice et versa. Sauf en cas de mesures dérogatoires de l’Etat liées au contexte sanitaire

Échantillonnage déterminé par l’auditeur à partir d’actions récentes

Durée : L’audit de suivi est moins long (en moyenne 50% en moins) que l’audit initial mais toujours en fonction du CA, du nombre de site et des catégories d’actions. Voir art.4 de l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail

A noter que la durée est calculée sur les éléments fournis lors de l’audit initial, à savoir le BPF initialement transmis qui reste la référence pour l’audit de suivi, sauf si entre temps l’organisme a réalisé un audit d’extension pour l’ajout par exemple de sites, l’élargissement des catégories d’actions…

4 temps rythment l’audit de suivi : Réunion d’ouverture, analyse des processus et éléments de preuves, rédaction du rapport d’audit, réunion de clôture.

Par qui est réalisé l’audit de surveillance Qualiopi ?

Logiquement, c’est l’organisme certificateur (et si possible le même auditeur) qui a procédé à l’audit initial qui mènera l’audit de surveillance. Pour certaines raisons, l’organisme certifié peut demander à un autre organisme certificateur de réaliser l’audit de surveillance ; cela nécessite une demande de transfert de la certification « en cours de validité » du premier organisme certificateur vers le second.

Audit de surveillance Qualiopi : pourquoi s’en préoccuper dès maintenant ? (Webinaire gratuit) 

Quels sont les évènements que vous devez impérativement signaler au certificateur ?
Quels sont les points qui seront obligatoirement abordés lors de l’audit de surveillance ?
​​​​​​​Quels sont les risques encourus ?

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  • Un abonnement mensuel pour faire le point sur vos process qualité et les évolutions de votre organisme au fil de l’eau.

Se concrétise par un cycle d’audits tournants sur 1 ou 2 indicateurs tous les mois afin d’optimiser votre préparation : 2h par mois* minimum

  • Un audit blanc de tous les indicateurs à l’approche de l’audit de surveillance, réalisé dans les mêmes conditions que l’audit de suivi officiel mais enrichi de conseils et préconisations : 7h minimum *

* pour un petit OF (CA inférieur à 150 KE, 1 site, 1 catégorie d’action)

** Période à définir avec pour ligne de mire le passage de l’audit de surveillance

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