L’audit de surveillance Qualiopi, un cran plus complexe que l’audit initial

 

Formités vous en avait parlé il y a quelques mois déjà : 2022 marque un premier tournant pour les organismes certifiés Qualiopi entre 2019 et début 2021 avec le passage de l’audit intermédiaire obligatoire pour conserver la certification Qualiopi.

L’audit de surveillance est différent de l’audit initial tout d’abord dans les objectifs visés mais aussi dans les modalités de passation : moins de temps et souvent plus de points à évaluer, notamment suite un audit initial aménagé ou pour les nouveaux entrants ou encore pour de nouvelles formations certifiantes RNCP.

Les premiers retours d’audits de surveillance Qualiopi par les auditeurs et les organismes certificateurs, mais aussi les organismes de formation eux-mêmes, témoignent de la difficulté :

  • à tenir les processus déclarés initialement au travers d’un management qualité régulier,
  • et à aller plus loin au travers d’une démarche d’amélioration continue exigée par la certification Qualiopi.

C’est en moyenne une douzaine de non conformités relevées pour de nombreux organismes de formation, qui générent souvent de l’incompréhension et de la frustration, et qui nécessitent un travail complémentaire non prévu et difficile pour traiter les non-conformités, pouvant entrainer des tensions économiques à court terme.

 

Ne paniquons pas… Formités vous explique tout

 

  • Pour ceux ayant obtenu des non-conformités à cet audit de suivi, il est possible de régulariser les non conformités dans les délais impartis (identiques à ceux de l’audit initial) afin de maintenir la certification Qualiopi de votre OF.
  • Pour ceux dont l’audit de suivi est à venir, il est conseillé de se préparer afin d’être plus serein pour le passage de l’audit et d’optimiser le maintien de la certification Qualiopi.

 

La boîte à outils

Conseils de Formités pour réussir

l’audit de surveillance Qualiopi

 

  • Appliquer systématiquement l’ensemble des processus et des documents présentés initialement pour chaque action de formation à la lumière du Référentiel National Qualité en vigueur,
  • Mettre en œuvre les actions correctives ou préventives efficaces suite aux non-conformités relevées lors de l’audit initial,
  • Réaliser les 3 veilles de Qualiopi mais aussi sur le handicap puis formaliser l’exploitation qui en est faite,
  • Accompagner vos collaborateurs dans leur montée en compétences et formaliser votre plan de développement des compétences,
  • Respecter les règles d’usage et la charte graphique du logo Qualiopi,
  • Piloter une démarche d’amélioration continue efficiente afin de prendre en compte les évolutions de votre OF (nouvelles catégories d’actions – formation, VAE, Bilan de compétences, apprentissage, nouveaux intervenants, mise en œuvre de formations certifiantes, …) mais aussi d’apporter des solutions aux dysfonctionnements, aux réclamations et aux suggestions d’amélioration exprimés par votre éco-système (stagiaires, entreprises, financeurs, prescripteurs, équipe pédagogique…).

 

En conclusion, faire vivre sa certification Qualiopi, c’est manager ses processus qualité avec régularité, traçabilité, concertation et agilité.

 

Besoin d’être accompagné ?

Formités, une équipe

d’experts à votre service

 

Formités, cabinet de conseils dédié aux organismes de formation, est à vos côtés quelle que soit votre situation, audit de surveillance en préparation ou déjà passé. Nous proposons des solutions sur-mesure, adaptées à la typologie de votre organisme, basées sur l’expertise, la bienveillante et la pédagogie de notre équipe.

Dites-nous où vous en êtes, nos experts qualiticiens vous aideront à vous préparer et à résoudre vos problématiques.